1. Identificación del responsable
La Universidad de Caldas, institución de educación superior pública, identificada con NIT 890.800.431-0, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados y tratados por Telesalud, en los casos en que decide directamente sobre las bases de datos y las finalidades del tratamiento.
Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
Dirección: Carrera 25 No. 48-57
Correo electrónico institucional: telesalud@ucaldas.edu.co
Correo para protección de datos personales: habeasdata@ucaldas.edu.co
Teléfono: +57 (606) 8781500 o el número institucional vigente
Sitio web: https://telesaludcolombia.co y los demás dominios y subdominios institucionales.
La presente política complementa la Política de Protección de Datos Personales de la Universidad de Caldas. En caso de contradicción, prevalecerán las disposiciones institucionales formalmente adoptadas y la normativa vigente.
2. Objeto
Esta política tiene por objeto informar a los titulares las condiciones bajo las cuales Telesalud y la Universidad de Caldas recolectan, almacenan, usan, consultan, organizan, actualizan, transmiten, transfieren, conservan, archivan, anonimizan, suprimen y, en general, realizan tratamiento de datos personales.
También establece los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, presentar consultas y reclamos, revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
3. Alcance
La política se aplica a todas las bases de datos y archivos físicos, digitales, automatizados o manuales que contengan datos personales tratados por Telesalud o por terceros que actúen por cuenta de la Universidad de Caldas.
Comprende la información recolectada a través de:
- Sitios web, micrositios y formularios electrónicos.
- Plataformas educativas, aplicaciones y campus virtuales.
- Plataformas de telemedicina, teleorientación o telesalud.
- WhatsApp y otros servicios de mensajería instantánea.
- Líneas telefónicas y celulares.
- Correo electrónico.
- Instagram, Facebook, YouTube, TikTok, X y otras redes sociales.
- Mensajes directos, comentarios e interacciones en redes.
- Formularios físicos, eventos, cursos, congresos y actividades presenciales o virtuales.
- Encuestas, investigaciones, convocatorias y proyectos.
- Fotografías, videos, grabaciones de voz y material audiovisual.
- Relaciones contractuales, comerciales, académicas o administrativas.
- Sistemas de información, servicios tecnológicos y demás medios institucionales.
4. Marco normativo
El tratamiento de datos personales se regirá, entre otras disposiciones, por:
- El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- El Decreto 1074 de 2015 y las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
- La Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable.
- La Ley 1712 de 2014 respecto del acceso a la información pública y sus excepciones.
- Las normas sectoriales aplicables a información clínica, servicios de salud, telemedicina, educación, investigación y archivo.
- La Política de Protección de Datos Personales y los procedimientos internos de la Universidad de Caldas.
5. Definiciones
Para efectos de esta política se entenderá por:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos, salvo las excepciones legales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal, escrita o electrónica mediante la cual se informa al titular la existencia de la política, la forma de consultarla y las finalidades principales del tratamiento.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para su titular.
Dato semiprivado: información que no es íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al titular y a determinado grupo.
Dato público: información que la ley o la Constitución califica como pública y aquella que no sea semiprivada, privada o sensible.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos de salud, biométricos, genéticos, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual y pertenencia étnica, entre otros.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
Titular: persona natural a quien pertenecen los datos.
Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia, archivo o supresión.
6. Principios aplicables
El tratamiento se realizará observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad, temporalidad y responsabilidad demostrada.
Solo se recolectarán los datos razonablemente necesarios para las finalidades informadas y se evitará solicitar información excesiva o no pertinente.
7. Titulares de la información
La política podrá aplicarse, según la actividad, a:
- Usuarios y visitantes de los sitios web.
- Personas que contacten a Telesalud por WhatsApp, teléfono, celular, correo o redes sociales.
- Estudiantes, aspirantes, egresados, docentes, investigadores y tutores.
- Pacientes, usuarios de salud, cuidadores y familiares.
- Clientes, compradores, proveedores, contratistas y aliados.
- Participantes de cursos, diplomados, eventos, proyectos e investigaciones.
- Profesionales de la salud.
- Representantes de entidades públicas o privadas.
- Personas que aparezcan en fotografías, videos, grabaciones o transmisiones.
- Peticionarios, quejosos y ciudadanos.
- Niños, niñas y adolescentes, cuando proceda legalmente su participación.
8. Categorías de datos tratados
Dependiendo del servicio o interacción, Telesalud podrá tratar:
8.1. Datos de identificación
Nombres, apellidos, tipo y número de identificación, firma, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad y datos de representación.
8.2. Datos de contacto
Dirección, municipio, departamento, país, teléfono, celular, correo electrónico, usuario de redes sociales y canal de contacto preferido.
8.3. Datos académicos y profesionales
Institución, programa académico, profesión, cargo, experiencia, títulos, certificaciones, matrícula profesional, resultados académicos y participación en actividades formativas.
8.4. Datos comerciales y transaccionales
Servicios de interés, inscripciones, compras, pagos, facturación, información tributaria, comprobantes, solicitudes, cotizaciones y antecedentes de atención comercial.
No se deberán almacenar datos completos de tarjetas de pago cuando la operación sea gestionada directamente por una pasarela externa autorizada.
8.5. Datos de navegación y uso tecnológico
Dirección IP, identificadores del dispositivo, navegador, sistema operativo, páginas consultadas, registros de acceso, cookies, fecha, hora, ubicación aproximada y eventos de seguridad.
8.6. Datos audiovisuales
Fotografías, videos, voz, grabaciones de reuniones, clases, llamadas, eventos, webinars, testimonios y transmisiones.
8.7. Datos sensibles y de salud
Cuando resulte necesario para servicios de telesalud, telemedicina, investigación o proyectos autorizados, podrán tratarse datos relacionados con el estado de salud, antecedentes, síntomas, diagnósticos, tratamientos, discapacidad, información clínica, datos biométricos u otros datos sensibles.
Su tratamiento estará sujeto a una finalidad específica, medidas reforzadas de seguridad, deber de confidencialidad y autorización explícita, salvo las excepciones previstas en la ley.
9. Finalidades del tratamiento
Los datos podrán tratarse para las siguientes finalidades, según la relación con el titular:
9.1. Atención y gestión de solicitudes
- Recibir, registrar, clasificar y responder consultas.
- Brindar información sobre servicios, cursos, eventos y proyectos.
- Hacer seguimiento a solicitudes recibidas por WhatsApp, teléfono, correo, formularios o redes sociales.
- Verificar identidad cuando sea necesario.
- Mantener trazabilidad de la atención.
- Gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.
9.2. Prestación de servicios educativos
- Gestionar preinscripciones, inscripciones, matrículas y pagos.
- Crear cuentas y permitir acceso a plataformas educativas.
- Desarrollar cursos, diplomados, talleres, seminarios y demás actividades.
- Realizar evaluaciones, seguimiento, certificación y gestión académica.
- Enviar comunicaciones académicas y administrativas.
- Prestar soporte tecnológico.
- Generar estadísticas e informes institucionales.
9.3. Prestación de servicios de telesalud y telemedicina
- Programar y gestionar atenciones.
- Identificar al usuario y validar información.
- Facilitar teleorientación, teleapoyo, telemedicina o actividades relacionadas.
- Gestionar comunicaciones con profesionales y usuarios.
- Mantener registros y trazabilidad de la atención.
- Cumplir obligaciones sanitarias, documentales y legales.
- Gestionar calidad, seguridad del paciente y continuidad del servicio.
Los datos de salud recolectados en estos servicios no serán utilizados para publicidad comportamental ni para fines incompatibles con la atención informada al titular.
9.4. Gestión comercial y contractual
- Preparar y enviar cotizaciones y propuestas.
- Gestionar ventas, contratos, convenios y alianzas.
- Facturar y controlar pagos.
- Atender solicitudes posventa.
- Evaluar calidad y satisfacción.
- Gestionar proveedores y contratistas.
9.5. Comunicaciones informativas y promocionales
Con autorización previa cuando esta sea exigible:
- Enviar información sobre cursos, eventos, convocatorias, publicaciones y servicios.
- Realizar campañas institucionales o comerciales.
- Contactar por correo electrónico, llamada, mensaje de texto, WhatsApp o redes sociales.
- Segmentar comunicaciones conforme a los intereses manifestados por el titular.
- Medir la efectividad de campañas.
El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones promocionales, sin que ello afecte las comunicaciones necesarias para ejecutar una relación contractual, académica o asistencial vigente.
9.6. Producción audiovisual y divulgación
- Registrar y documentar actividades institucionales.
- Producir material educativo, informativo o promocional.
- Publicar fotografías, videos, voz o testimonios cuando exista autorización o fundamento jurídico suficiente.
- Divulgar resultados de proyectos, eventos o investigaciones respetando las condiciones informadas.
La autorización de imagen y voz deberá solicitarse de manera diferenciada cuando el uso exceda la simple documentación interna de una actividad.
9.7. Investigación, innovación y analítica
- Desarrollar proyectos de investigación autorizados.
- Elaborar estadísticas, estudios y análisis.
- Evaluar y mejorar servicios.
- Entrenar, validar o evaluar herramientas tecnológicas o modelos analíticos, únicamente cuando exista una base jurídica válida y se hayan implementado medidas como anonimización, seudonimización, minimización y control de acceso.
- Cumplir protocolos éticos y autorizaciones institucionales.
Los datos sensibles o de salud no deberán emplearse para entrenar sistemas de inteligencia artificial con una finalidad distinta de la informada, salvo nueva autorización o fundamento legal aplicable.
9.8. Seguridad y cumplimiento legal
- Proteger personas, instalaciones, plataformas y activos institucionales.
- Prevenir fraude, suplantación, accesos no autorizados e incidentes de seguridad.
- Conservar registros de auditoría.
- Atender requerimientos de autoridades.
- Cumplir obligaciones legales, judiciales, fiscales, contractuales, administrativas y de archivo.
- Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.
10. Tratamiento por canales específicos
10.1. WhatsApp y mensajería instantánea
Cuando una persona contacte voluntariamente a Telesalud por WhatsApp, se tratarán su número telefónico, nombre visible, fotografía de perfil si está disponible y el contenido de la conversación para atender la solicitud y mantener trazabilidad.
El contacto inicial no autoriza automáticamente el envío permanente de publicidad ni la inclusión en grupos o listas de difusión. Para estas actividades se solicitará autorización cuando corresponda.
El usuario debe evitar enviar historias clínicas completas, contraseñas, información financiera, documentos innecesarios u otros datos sensibles por un canal general. Cuando se requiera información sensible, Telesalud podrá dirigirlo a un mecanismo institucional más seguro.
10.2. Llamadas telefónicas y celulares
Las llamadas podrán generar registros de fecha, hora, número, motivo, asesor responsable y resultado de la atención.
Cuando una llamada sea grabada, se informará al titular al inicio, indicando la finalidad de la grabación y la forma de consultar la política. Si la persona no acepta y la grabación no es legalmente indispensable, se ofrecerá un canal alternativo razonable.
10.3. Instagram, Facebook y otras redes sociales
Los mensajes, comentarios, reacciones e interacciones enviados a perfiles institucionales podrán ser tratados para responder solicitudes, moderar contenidos, gestionar actividades y elaborar métricas.
Las redes sociales son plataformas operadas por terceros y aplican sus propias políticas. Los usuarios no deben publicar datos sensibles, historias clínicas, documentos de identidad ni información confidencial en comentarios públicos.
Cuando la atención requiera tratar información privada o sensible, la conversación deberá trasladarse a un canal institucional apropiado.
10.4. Sitios web y formularios
Los formularios deberán identificar las finalidades del tratamiento, incluir un enlace a esta política y disponer de un mecanismo para acreditar la autorización cuando sea exigible.
Las casillas de aceptación no deberán aparecer premarcadas y las autorizaciones para publicidad, tratamiento de datos sensibles, uso de imagen y aceptación de términos contractuales deberán diferenciarse cuando correspondan a finalidades distintas.
10.5. Correo electrónico
Los correos recibidos o enviados podrán conservarse como evidencia de solicitudes, decisiones, autorizaciones, relaciones contractuales y gestión institucional.
El correo electrónico obtenido para ejecutar un servicio no será utilizado automáticamente con fines promocionales incompatibles, salvo autorización o fundamento jurídico aplicable.
11. Datos sensibles
El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo que sean estrictamente necesarios para la finalidad solicitada o exista una excepción legal.
Cuando se soliciten datos sensibles, se informará:
- Cuáles datos tienen esa naturaleza.
- La finalidad específica.
- El carácter facultativo de la respuesta, salvo obligación legal o necesidad inherente al servicio.
- Las medidas y restricciones aplicables.
- La posibilidad de negar la autorización cuando legalmente proceda.
12. Datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes respetará su interés superior y sus derechos fundamentales.
Solo se realizará cuando responda a una finalidad legítima, se cuente con la autorización del representante legal cuando corresponda y se escuche al menor de acuerdo con su madurez y capacidad para comprender el tratamiento.
No se utilizarán sus datos para publicidad directa basada en perfiles ni se publicarán imágenes o información que pueda afectar su dignidad, intimidad o seguridad.
13. Autorización
La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante formularios electrónicos, casillas de aceptación, mensajes de datos, grabaciones, conductas inequívocas u otros mecanismos que permitan acreditar razonablemente la voluntad del titular.
El silencio no será entendido como autorización.
No se requerirá autorización en los casos exceptuados por la ley, sin perjuicio del cumplimiento de los demás principios y obligaciones de protección de datos.
Telesalud conservará prueba de las autorizaciones otorgadas cuando estas sean exigibles.
14. Derechos de los titulares
Los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante el responsable o encargado.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Solicitar corrección de información incompleta, inexacta, fraccionada o que induzca a error.
- Oponerse a determinadas finalidades, cuando la normativa lo permita.
- Solicitar dejar de recibir comunicaciones promocionales.
- Conocer las transmisiones o transferencias realizadas, en los casos aplicables.
La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
15. Área responsable y canales para ejercer derechos
Las consultas y reclamos relacionados con datos tratados por Telesalud podrán remitirse a:
Correo de protección de datos: habeasdata@ucaldas.edu.co
Correo de Telesalud: telesalud@ucaldas.edu.co
Dirección: Carrera 25 No. 48-57, Manizales, Caldas
Teléfono: +57 (606) 8781500 o el número institucional vigente.
La solicitud deberá contener, como mínimo:
- Nombre e identificación del titular.
- Datos de contacto para recibir respuesta.
- Descripción clara de la consulta o reclamo.
- Documentos que acrediten representación, cuando aplique.
- Soportes que permitan ubicar la información.
- Petición concreta.
16. Procedimiento para consultas
Los titulares o las personas legitimadas podrán consultar la información personal almacenada.
La consulta será atendida dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17. Procedimiento para reclamos
Cuando el titular considere que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento, podrá presentar un reclamo.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará la subsanación dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Si transcurren dos meses sin que el solicitante aporte la información requerida, se entenderá desistido.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y su motivo, dentro de los dos días hábiles siguientes.
El reclamo será resuelto dentro de los quince días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
18. Encargados, transmisiones y transferencias
Telesalud y la Universidad de Caldas podrán contratar proveedores de hosting, almacenamiento, correo, mensajería, plataformas educativas, videoconferencia, analítica, soporte, facturación, pagos, comunicaciones y otros servicios tecnológicos.
Cuando dichos proveedores traten datos por cuenta de la Universidad, actuarán como encargados y estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad, tratamiento limitado a instrucciones y devolución o supresión de la información.
Cuando la información se aloje o procese fuera de Colombia, se verificarán las condiciones legales aplicables a la transmisión o transferencia internacional y se implementarán las garantías contractuales correspondientes.
El uso de WhatsApp, Facebook, Instagram y otros servicios externos puede implicar tratamiento de información por empresas ubicadas en otros países, conforme a sus propias condiciones y políticas.
19. Conservación y supresión
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los términos legales, contractuales, académicos, clínicos, investigativos, fiscales, administrativos o archivísticos aplicables.
Una vez cumplida la finalidad y vencidos los períodos de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados, bloqueados o archivados de manera restringida, según corresponda.
Las conversaciones de atención, registros de llamadas y mensajes de redes sociales no deberán conservarse indefinidamente sin una finalidad legítima.
20. Seguridad y confidencialidad
La Universidad de Caldas y Telesalud implementarán medidas administrativas, humanas, físicas y tecnológicas apropiadas para prevenir pérdida, uso indebido, adulteración, consulta, acceso, circulación o supresión no autorizada.
Estas medidas podrán incluir:
- Control de acceso según roles.
- Autenticación y gestión de credenciales.
- Cifrado y canales seguros cuando resulte viable.
- Copias de respaldo.
- Registro y monitoreo de accesos.
- Acuerdos de confidencialidad.
- Capacitación del personal.
- Gestión de incidentes.
- Evaluaciones de riesgo.
- Minimización y anonimización de datos.
- Revisión de proveedores.
La obligación de confidencialidad continuará incluso después de finalizar la relación con el personal o contratista que haya intervenido en el tratamiento.
21. Cookies y tecnologías similares
Los sitios web podrán utilizar cookies necesarias para su funcionamiento y, cuando corresponda, cookies de preferencias, analítica o publicidad.
Las cookies no necesarias deberán gestionarse mediante un mecanismo que permita aceptar, rechazar o configurar categorías antes de su instalación, cuando sea técnicamente aplicable.
El sitio deberá disponer de una Política de Cookies independiente que informe, como mínimo:
- Qué cookies se utilizan.
- Quién las instala.
- Su finalidad.
- Duración.
- Categoría.
- Forma de aceptarlas, rechazarlas o eliminarlas.
22. Comunicaciones promocionales
Las comunicaciones promocionales deberán identificar al remitente y brindar un mecanismo sencillo para solicitar su terminación.
Telesalud no agregará personas a grupos de WhatsApp, listas de difusión o campañas periódicas únicamente porque hayan realizado una consulta. La incorporación requerirá autorización o una base jurídica aplicable.
La solicitud de retiro será gestionada sin afectar las comunicaciones indispensables para servicios o relaciones vigentes.
23. Cambios a la política
La política podrá modificarse por cambios legales, institucionales, tecnológicos o en las finalidades del tratamiento.
Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable o las finalidades serán comunicados antes de implementarse mediante el sitio web, correo electrónico, mensaje u otro mecanismo adecuado.
Cuando el cambio implique una nueva finalidad incompatible con la autorización inicial, se solicitará una nueva autorización.
24. Vigencia
La presente política entra en vigencia el 16 de septiembre de 2026.
Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir sus finalidades y las obligaciones legales, contractuales, administrativas, clínicas, académicas, investigativas y archivísticas aplicables.
Fecha de aprobación: 16 de septiembre de 2026.